תפסיקו לתת לבירוקרטיה להכתיב את הקצב של הארגון

תמונה: Pixabay

בחודש שעבר, על רקע קיצוצי כוח האדם באמזון, נפתחה יוזמה לא שגרתית: "תיבת הדואר לבירוקרטיה". העובדים הוזמנו לדווח על נהלים מיותרים, ריבוי אישורים וממשקים שלא עובדים. זה אולי נשמע שולי, אבל היוזמה הזו נגעה בנקודה שכל ארגון מכיר – הבירוקרטיה הפנימית. אותה שכבה של תהליכים, טפסים והרגלים שהצטברה עם השנים והפכה מגורם מגן לגורם מעכב.

תהליכים איטיים, כפולים או ידניים הם כבר לא רק מטרד, הם חסם אסטרטגי – הם שואבים זמן, משאבים וסבלנות ומונעים מהארגון להתמקד במה שחשוב באמת. עד כמה תהליכים יכולים לעכב את הארגון ואת קצב העבודה? בואו נצלול לכמה מחקרים מהזמן האחרון.

שירותי IT שגרתיים: עומס שניתן להפחית בקלות

על פי דוח Ivanti Digital Employee Experience Report לשנת 2025, 34% מהעומס במחלקות ה-IT נובע ממשימות בסיסיות החוזרות על עצמן: איפוס סיסמאות, פתיחת גישה או הרשאות למשתמשים. משימות אלה ניתנות לאוטומציה מלאה באמצעות פורטל שירות עצמי, אך בארגונים רבים הן ממשיכות להתבצע ידנית, תוך בזבוז זמן וכוח אדם יקר.

יותר מדי ידיים על כל פעולה

סקר שפרסמה חברת Eagle Hill Consulting במאי 2025 מצא כי אף ש-91% מהעובדים מדווחים על שימוש בטכנולוגיה במקום עבודתם, רק 42% מרגישים שהאוטומציה הפחיתה מהם משימות שחוזרות על עצמן. אחת הסיבות לכך היא תהליכי אישור מורכבים. בקשת חופשה פשוטה, הזמנת ציוד או פתיחת פרויקט חדש דורשים לעיתים מעבר בין מספר שכבות אישור. מערכות Workflow עם חתימות דיגיטליות היו יכולות לקצר את הזמן הזה דרמטית.

כל עדכוני ה-IT, תשתית וטכנולוגיה בערוץ הטלגרם של ITtime

הזנת נתונים ידנית: עבודה כפולה שאפשר לחסוך

על פי דוח ProcessMaker משנת 2024, עובדים "מבלים" כ-10% מזמן העבודה בהזנת נתונים ידנית למערכות שונות. מעבר לכך, עובד ממוצע מבצע למעלה מאלף פעולות "העתק-הדבק" בשבוע. מה זה אם לא עדות למערכות לא מחוברות ולעבודה כפולה? אינטגרציה בין מערכות באמצעות API יכולה להפחית כמעט את כל העבודה הזאת.

נוצר באמצעות AI

כשהמידע קיים אך לא נגיש

דו"ח של חברת Gartner ממאי 2023 מצא ש-47% מהעובדים מתקשים למצוא את המידע הדרוש להם לביצוע עבודתם. במקרים רבים, המידע קיים אך מפוזר בין מערכות, שרתים או תיקיות. פתרונות כמו חיפוש מאוחד או מרכז ידע ארגוני יכולים להקל משמעותית על התהליך, אך דורשים תכנון ואחריות מערכתית.

טפסים סרוקים ונהלים ישנים: חסמים בירוקרטיים במסווה דיגיטלי

גם בשנת 2025, ארגונים רבים עדיין דורשים הדפסת טפסים, חתימתם הפיזית וסריקה חוזרת לצורך שליחה. דוח של Eagle Hill הראה כי מדובר באחד החסמים המרכזיים לאוטומציה יעילה. שימוש בטפסים חכמים וחתימות דיגיטליות הוא פתרון קיים, מאובטח וחוקי אך דורש יישום אפקטיבי.

כפילויות וחוסר תיאום בין צוותים

על פי סקר Digital Trends in Operations שערכה PwC בקרב מנהלי תפעול בארגונים גדולים, 92% מהנשאלים העידו כי ההשקעה בטכנולוגיה לא הניבה את התוצאה הרצויה. אחת הסיבות לכך היא כפילות פנימית בין צוותים, משימות חופפות והיעדר תיאום. כלים לניתוח תהליכים (process mining) מאפשרים לזהות נקודות חיכוך ולבצע אופטימיזציה מבנית.

ומה בישראל?

גם בישראל עולה תמונה דומה. בדוח של ממשלת ישראל על הפער הדיגיטלי במגזר העסקי, נמצא כי עסקים קטנים ובינוניים בישראל מתמודדים עם עצימות דיגיטלית נמוכה. המשמעות היא שימוש מועט במערכות מידע, הסתמכות על תהליכים ידניים וחוסר כלים לייעול תהליכים שגרתיים.

המכון הישראלי לדמוקרטיה מציין כי גם המגזר הציבורי סובל מסרבול תהליכי מובנה, הכולל ריבוי נהלים, כפילויות בין גופים ציבוריים וטפסים לא נגישים. בדוח שפורסם ב-2024 נכתב במפורש כי השירות הציבורי מתקשה לייעל את עצמו בשל העדר אינטגרציה בין מערכות ובשל חוסר תיאום בין משרדי הממשלה.

בתחום החברתי, מחקר של Social Finance Israel על ארגונים ללא מטרות רווח מצא כי מרביתם מחזיקים במספר מערכות מידע שאינן מקושרות זו לזו. חוסר הסנכרון הזה מוביל לעבודה כפולה, חוסר שליטה על מידע ויכולת מוגבלת לקבלת החלטות מבוססות נתונים.

בירוקרטיה ארגונית אינה בהכרח תוצאה של חוקים נוקשים או מבנים ישנים, אלא לעיתים פשוט היעדר הסתכלות מחודשת על מה שאפשר לייעל. במקרים רבים, מדובר בתהליכים שניתן להפוך לדיגיטליים בתוך זמן קצר, באמצעות כלים קיימים, אם רק ניתנת להם עדיפות.

איך מתחילים? הצעד הראשון הוא מיפוי התהליכים שמבזבזים זמן, סבלנות ומשאבים. לאחר מכן יש צורך בתכנון נכון, בגובה העיניים, שמחבר בין אנשים, כלים והחלטות, כיוון שהתייעלות ארגונית היא מהלך ניהולי הכרחי ליצירת שפה תפעולית ברורה, כזו שמפחיתה חיכוך יומיומי ומאפשרת לארגון להתמקד במהות שלו, ולא בתחזוקת התהליכים סביבו. 

אבירם כהן הוא מנכ"ל EasyDo