ארגון הבריאות הזה ניהל 58 מיליארד שקל בגיליון של אקסל

אקסל – מתוך אתר מיקרוסופט

איך אתם מנהלים את התקציב שלכם בבית או במחלקה במשרד? התשובה, בסבירות גבוהה, היא קובץ אקסל (או sheets של גוגל). אוקיי, אבל אם התקציב עולה ל-28 מיליארד דולר ניו זילנדי (כ-58 מיליארד שקל) – תישארו באקסל או תעברו לתוכנה קצת יותר מורכבת?

כל עדכוני ה-IT, תשתית וטכנולוגיה בערוץ הטלגרם של ITtime

מינהלת הבריאות של ניו זילנד (HNZ) חוותה הידרדרות בביצועים הכספיים שלה, וביקשה מחברת דלויט לבדוק את הסיבות. כותרת הכתבה כבר חושפת את מה שהולך לבוא הלאה – המינהלת ניהלה תקציב בסדר גודל הזה באמצעות אקסל. זה אחד מהדברים שהתגלו בדוח על ניהול כלכלי שערכה דלויט.

"גיליון אלקטרוני זה היה קובץ הנתונים העיקרי ששימש את HNZ לניהול ביצועיו הפיננסיים. הוא איחד קבצים מכל מחוז לגיליון אלקטרוני יחיד", נכתב בדוח, "ודוחות מפתח, כגון דוח הכספים החודשי, הופקו ממנו". מחברי הדוח מציינים כי שימוש כזה בגיליון אקסל מעלה "חששות משמעותיים, כאשר ישנם פתרונות IT מתאימים יותר".

אין מקור אחד של אמת

הדוח מפרט גם בדיוק מה הבעיות בפרקטיקה הזו. בין השאר, מידע פיננסי היה הארד-קודד, והקשה על מעקב או זרימה של נתונים. היו טעויות של שחרור לא נכון של כספים או שחרורים כפולים שלא זוהו, עד למחזור התשלום הבא, ונתונים ממקורות חיצוניים לא הוכנסו לקובץ.

הדוח גם מונה בעיות שקשורות לגורם האנושי: היה אפשר לעשות מניפולציה במידע מכיוון שאין חיבור ישיר למערכות פיננסיות, וכן הקובץ חשוף לטעויות אנוש, כגון טעויות הקלדה במספרים או השמטות של הספרה אפס.

בדוח מצוין כי לא מדובר רק בסכנות תאורטיות, אלא שנמצאו טעויות וחריגות שקשה היה להסביר בגלל המבנה של הקובץ. בין השאר, מחברי הדוח זיהו שהוצאות על מלאים של ציוד לקורונה והתאמות תשלומים בשכר שוויוני נרשמו כסכום כולל ולא מפורט שניתן לבדוק.

ההשפעות של התאמות אלה, מצוין בדוח, לא תמיד הועברו למחוזות, ובכך נוצרו גרסאות מרובות לגבי הנתונים הכספיים של הארגון – ולא היה מקור אמת יחיד וכזה שמעודכן בזמן אמת.

ההמלצה: להעיף את האקסל

בדלויט המליצו כמובן לעבור למערכת ניהול פיננסי משולבת שאפשר דרכה לעשות אוטומציה לתהליך איסוף הנתונים והוצאת הדוחות, כדי לשפר את דיוק הנתונים.

המינהלת פרסמה את תגובתה לדוח וציינה כי היא מסכימה עם ההמלצה וכי נדרש שינוי ארגוני מתמשך, כדי להגביר את השקיפות. בינתיים המינהלת כבר הספיקה ליישם פתרון מבוסס ERP כבר בחודש יוני (שלושה חודשים לפני שנחתם ההסכם עם דלויט לביצוע הבדיקה), והיא מבהירה כי גיליון האקסל עדיין מופעל במקביל לדיווח האוטומטי שזמין דרך כלים ביישום Qlik.